¿Cuál es la mejor manera de escribir una buena lista de tareas?

¿Sabe que según el sitio web iDone, este 41% de las tareas pendientes nunca se completan?

Sin duda, la mayoría de nosotros podemos relacionarnos con esta estadística.

Tengo una relación de amor y odio con mi lista de tareas pendientes. Algunos días escribo todas mis tareas pendientes. El otro día, cuando un amigo preguntó si estaba ocupado, respondí con “Tengo 68 cosas en mi lista”. “Muéstrame”, dijo. “La mitad de estos son basura”.

Para aquellos de nosotros que estamos acostumbrados a mantener listas de tareas pendientes, les agregamos continuamente y luego pasamos más tiempo revisándolas, clasificando, priorizando y eliminando las que desde entonces se han vuelto irrelevantes.

Pero hay un problema fundamental con las listas de tareas, que estoy seguro de que muchos de ustedes han experimentado.

¿Cuáles son la prioridad? Cuando escribe su lista, pasa de una tarea a otra sin distinguir entre los elementos que pueden tomar solo unos minutos y los que pueden tomar más de una hora.

Luego, cuando revise su lista para decidir cuál hacer a continuación, indudablemente elige los rápidos para ganar fácilmente. No es lo que podría ser más importante.

Piense en este 41% de los elementos de la lista de tareas pendientes que nunca se completan.

Mi lista de tareas pendientes estaba tan llena que agregaba estrés y no ayudaba a eliminarla. ¿De qué sirve su lista de tareas pendientes cuando tiene miedo de mirarla? Eventualmente, volverá a caer en sus viejos hábitos de no usar uno. Esto se llama el efecto Zeigarnik, que es un término psicológico basado en estudios que muestran que los objetivos no finalizados causan pensamientos intrusivos e incontrolados.

¿Revisas tu lista todas las tardes antes de la mañana siguiente y pones un 1, 2 y 3 al lado de ellos en orden de prioridad?

¿Crees que algunas de las personas más productivas del mundo se sientan con sus tareas diarias y las enumeran por prioridad? Yo tampoco lo creo.

Ahora estoy siguiendo un consejo de Kevin Kruse y ese consejo es la programación. Ponga todo lo que necesita hacer en su calendario, físico o digital.

Aquí hay un ejemplo de cómo estoy administrando mis tareas pendientes:

  • Durante todo el día haré un seguimiento de todo en mi cuaderno
    • alguien a quien devolver la llamada
    • una reunión
    • algo que pagar
  • Cuando tengo unos minutos libres, reviso mi cuaderno y agrego lo que es apropiado a mi calendario
    • Lunes 10am llamar al cliente de vuelta
    • Martes 2pm pago proveedor
    • Hoy a las 7 de la tarde tomamos leche camino a casa
    • Viernes 11am orden nueva papelería de empresa

Comience a programar su día en bloques de 15 o 30 minutos. Espere unos días y se sorprenderá de cuánto más puede hacer.

Una vez que comience a poner sus tareas pendientes en su horario, obtendrá mucho más control sobre ellas. Comenzará a espaciarlos a los días y horarios apropiados. Un vistazo rápido a cualquier etapa le permitirá saber lo que está pasando.

  1. Bloque de tiempo para todo lo que es importante para ti. ¿Por qué pasas las primeras horas de cada día leyendo correos electrónicos? Si tiene una tarea que es su objetivo, póngala en su calendario y dele el tiempo que se merece.
  2. Para mí, y cada persona es diferente, programo mis tareas más importantes a primera hora de la mañana. Mark Twain tiene una gran cita: “Come una rana viva a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor por el resto del día”. Y tiene razón. ¿Piensa en cuánto espacio de cabeza tendría si hiciera sus tareas más importantes o difíciles a primera hora todos los días? Pruébalo, realmente te abre el día para la creatividad y hacer más cosas.
  3. Otra gran cosa acerca de tener sus tareas pendientes en su calendario es que, en lugar de cancelarlas o dejarlas en la página anterior, puede reprogramarlas para otro momento. ¿No tuvo tiempo de llamar a su cliente hoy? No hay problema, muévalo a mañana o al día siguiente cuando tenga tiempo.
  4. ¿Cuándo fue la última vez que cancelaste una cita con el médico? No muy seguido. Debe comenzar a tratar lo que va en su calendario como una cita con el médico.
  5. Cuando comienzas a trabajar desde tu calendario en lugar de tu tarea, decir no se vuelve más fácil. Las personas que lo llaman al azar, revisen su horario y digan NO.

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Tony Staunton es fundador de la compañía, ávido lector y escritor. Ha creado un curso de productividad de mayor venta para ayudarlo a hacer más cosas:

Cómo duplicar tu productividad sin perder la cabeza

Tstaunton.com

Tony Staunton (@tstaunton) | Gorjeo

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Lo más importante para escribir una buena lista de tareas pendientes es estar realmente concentrado. Pero a veces estar “enfocado” no es tan fácil como parece, ya que muchas veces no estamos realmente seguros de qué es exactamente lo que queremos. Entra en WorkFlowy. WorKFlowy es un delineador web gratuito que es algo fuera de este mundo. Es totalmente flexible, intuitivo y ayuda, como dice su lema principal, a “organizar su cerebro”. Recomendaría seriamente utilizar una herramienta electrónica para crear listas de tareas pendientes. Y si decide usar uno, no hay nada, absolutamente nada, que se pueda comparar con WorkFlowy. Una vez que lo esté utilizando, podría seguir fácilmente los cuatro pasos sagrados para obtener una lista de tareas casi perfecta. 1) Haz una gran lista maestra con TODO lo que tienes que hacer. 2) Crear 4 sublistas llamadas a) Dinero, Hogar, Desplazamientos, b) Cosas de trabajo c) Cosas personales yd) Cosas con otros. Todo lo que tienes en tu lista maestra se puede reclasificar en estas cuatro listas básicas. Pruébalo. Funciona. Le permitirá pensar y analizar “en contexto”. Y hacer el trabajo de pensar estar “en contexto” siempre ayuda a obtener un mayor enfoque, que en última instancia será el factor más útil para usted.

Me gusta enumerar todas las cosas principales que necesito para ocuparme y luego agregar pequeñas subtareas a las que son más fáciles de lograr. En última instancia, al completar las tareas pequeñas, completa las tareas más grandes.

Otra cosa estúpida pero útil que tengo en mi computadora para hacer listas es un sonido que suena después de que físicamente marque las tareas. Es una sensación tangible y buena sensación de completar una tarea y sacarla de la lista de tareas.

Lo más importante es tener una fuerte disciplina interna que lo obligue a completar los elementos que se propone completar. Sin esta disciplina, nada más importa mucho. Tienes que entrenarlo e incentivarlo, como hacer ejercicio en el gimnasio.

En mi experiencia, la clave es ser realista. Me puse todas las noches antes de acostarme para programar todo el día siguiente. Si algún elemento dado no tiene un tiempo específico, probablemente no se hará.

Esto es útil porque te obliga a pensar en cuánto puedes hacer en un día determinado. Nunca completará veinte tareas en un día si cada tarea tarda una hora en completarse. Programar su lista de tareas requerirá que piense en a) cuánto tiempo llevará hacer, yb) a qué hora del día sería mejor hacerlo. Agrego un poco de relleno a cada tarea por si acaso y casi siempre terminan aplazando uno o dos elementos cuando algo dura mucho.

De hecho, acabo de escribir una publicación de blog sobre esto, si quieres más detalles sobre mi método.

Puedo sugerirle, cuando comience un nuevo día con nuevos pensamientos, comience su día haciendo una lista de tareas por la mañana con una taza de té. Esto puede ahorrarle tiempo y al final del día se sentirá contento.

Prioriza tu trabajo. Más importante en la parte superior y menos en la última.

Si tiene que visitar tres lugares, márquelo así. De esa manera puede completar su tarea que pertenece a un destino particular.

Sigue marcando las tareas cuando hayas terminado.

Lo más importante es que no se asuste si ha dejado algo de trabajo, después de todo, usted es humano y no máquina. Así que relájate. 🙂

  • Haz que cada punto sea simple y fácil de hacer. Por ejemplo, no escriba cosas como “casa limpia”, ya que grandes tareas como esta generalmente son desagradables.
  • Me gusta poner pequeñas recompensas cuando complete cosas que podría agregar a su lista de tareas pendientes. Ejemplo: revisar placas tectónicas (recompensa: +2 malvaviscos)
  • Si se trata de algo así como ejercicio, asegúrese de incluir lo que hará y durante cuánto tiempo lo hará (20 flexiones o correr (20 minutos)

La forma más fácil de escribir una tarea es en orden de importancia. Comience con las cosas más importantes y luego descienda. En 2016, recomiendo encarecidamente las aplicaciones de la lista de tareas para que siempre esté disponible.

Solo incluya las cosas que necesita hacer. Piensa en lo que escribirás antes de escribirlo y asegúrate de no juntar varias tareas. Es mejor desglosar las tareas (al menos para mí) para que pueda marcar más cosas y sentirse más productivo.

No afirmaré que esto es mejor que cualquier otra forma, pero lo que normalmente hago es enumerar brevemente los elementos en párrafos sucesivos, luego vuelvo y los vuelvo a formatear como una lista con viñetas (de casillas de verificación, para que pueda marcar cada elemento) mientras lo completo)