PDF significa Formato de documento portátil y tiene la capacidad de mantener el contenido original de los archivos (es decir, margen, espaciado, fuentes, etc.). Si utiliza otro formato para compartir archivos, la computadora de destino cambia automáticamente el contenido original del archivo y los usuarios tardan mucho en editar los archivos cada vez que lo comparten con otra computadora.
Considere el ejemplo de un documento MS Word 2013, si comparte el documento MS 2013 con otra computadora donde está instalada una versión anterior de Microsoft Word, entonces es obvio que algunas fuentes serían incompatibles con la aplicación MS Word anterior. Luego, cuando copie el archivo MS Word 2013 en la computadora de destino, la computadora de destino cambiará automáticamente la fuente, el margen y el espaciado. En este caso, no tendría más remedio que volver a editar el archivo en la computadora de destino para revertir los cambios automáticos.
Pero si usa el formato de archivo PDF para compartir, entonces no tendría que pasar por la tarea exhaustiva y de mucho tiempo de edición y reedición, porque PDF tiene la capacidad de mantener el contenido original del archivo y también es uno de las razones por las cuales el formato PDF se utiliza como un formato predeterminado para compartir archivos en las industrias de TI y tecnología. MS Word también tiene la opción de convertir un archivo .DOC / .DOCX a PDF, pero si necesita convertir otros formatos a PDF, entonces debe usar el mejor software de conversión de PDF porque los sistemas operativos solo proporcionan la conversión de formatos de archivo limitados a PDF También puede utilizar el software editor de PDF como una alternativa para editar, crear y convertir archivos PDF.