Desde los pasillos y aulas de educación superior hasta las salas de juntas de las empresas estadounidenses, las cartas de declaración tienen múltiples propósitos en el ámbito de la comunicación. Como su nombre lo indica, la carta declara algo. También puede considerarse como una declaración de hechos, un anuncio o una aclaración. A veces, un problema está en disputa o el dinero o una reputación está en juego. Por alguna razón, está escribiendo una carta de declaración para su organización, adopte un tono lógico y sensato, mantenga su enfoque y mantenga la carta breve y concisa.
Indique su propósito al escribir la carta de declaración. Por ejemplo, supongamos que está escribiendo una carta de declaración a sus empleados para anunciar el lanzamiento de un nuevo producto o servicio. No pierda el tiempo para llegar al punto: “Estoy escribiendo para anunciar que después de cuatro años de estudio e investigación intensivos, ABC Vitamin Company lanzará un nuevo suplemento digestivo, llamado Quell, el 17 de febrero”. Proporcione otros detalles pertinentes de la declaración . En este ejemplo, es posible que desee incluir cuánto costará el suplemento y dónde se venderá. Anticípese a las necesidades de su audiencia, en este caso, sus empleados. Querrán saber cómo les afecta la declaración, el lanzamiento del producto. En lugar de empantanar su carta con detalles, es posible que desee convocar una reunión para presentar el producto y responder preguntas. Proporcione la hora y la fecha de dicha reunión en su carta y especifique si la asistencia es opcional u obligatoria.