No, porque muestra tus etiquetas en el correo. El correo electrónico es la forma más común de comunicación, por lo que es importante hacerlo bien. Aunque los correos electrónicos no son formales como cartas, aún deben ser profesionales para presentar una buena imagen de usted. A continuación se encuentran las etiquetas de correo electrónico para escribir correos electrónicos más efectivos:
- Escribe un asunto significativo
Su línea de asunto debe ser precisa para describir el contenido. Si su línea de asunto es vaga o en blanco, entonces perdió su primera oportunidad de informar al lector.
- Mantenga el mensaje enfocado
¿Por qué estas escribiendo? ¿Estás respondiendo a una solicitud? ¿Disculparte por un error de tu parte? ¿Pedirle al destinatario que tome alguna medida por usted?
Propósito: Cualquier libro de texto sobre negocios y redacción profesional incluirá ejemplos de quejas y cartas de ajuste, cartas de propuesta, informes de progreso, cartas de solicitud, etc.
- ¿Puedes escribir un blog si tienes malas habilidades gramaticales?
- ¿Qué significa este breve párrafo?
- Cómo escribir una solicitud para un permiso de ausencia
- ¿Cuántos de ustedes han mejorado su escritura con el uso de Grammarly.com?
- Cómo usar estas palabras en el mismo párrafo
Directividad : Probablemente no necesite abrir con “Estimada Sra. Jones”, entablar una charla personal y cerrar con “Yours Truly”. (Si realmente quiere ser tan formal, envíe una carta en papel. )
Organización : los lectores a menudo se encontrarán a medio camino a través de un mensaje complejo, presionarán “responder” tan pronto como tengan algo que aportar y se olviden de leer el resto. Esa es la naturaleza humana.
Numera tus puntos en mensajes más complejos. (Comience con una declaración clara de cuántas partes hay en su mensaje).
Divida los puntos no relacionados en correos electrónicos separados y con un propósito.
Si envía a todos sus empleados un mensaje que solo se relaciona con algunos de ellos, mucha gente perderá el tiempo leyendo todo el asunto, a fin de determinar si alguna parte se aplica a ellos.
Otras personas se rendirán tan pronto como encuentren algún detalle que no se aplique a ellos. (De nuevo, esta es la naturaleza humana).
Cortesía : por favor y gracias, sigues siendo importante, pero la palabrería desperdicia el tiempo de tu lector (lo cual es grosero).
Para ayudar a su lector a enfocarse en su mensaje: mantenga su texto legible
Escribe párrafos cortos, separados por líneas en blanco.
Evite las caras de tipo elegante. No dependa de la fuente en negrita o de gran tamaño para agregar matices. Es posible que el lector de correo electrónico de su destinatario no tenga todas las funciones que tiene el suyo. En caso de apuro, use asteriscos para mostrar * énfasis *.
- Evitar archivos adjuntos
- Identifícate claramente
- Sé amable, no llamas
Piense antes de hacer clic en “Enviar”.
Si te encuentras escribiendo enojado, guarda un borrador, ve a tomar una taza de café e imagina que mañana por la mañana alguien ha grabado tu correo electrónico fuera de tu puerta. ¿Sus socios y amigos se sorprenderían por su lenguaje o actitud?
¿O les impresionaría cómo mantuvieron la calma, cómo ignoraron el cebo cuando su corresponsal se detuvo a los ataques personales y cómo explicaron cuidadosamente su posición (o admitieron su error, o pidieron una reconsideración, etc.).
No vierta gasolina al fuego sin sopesar cuidadosamente las consecuencias. ¿Tendrás que trabajar con esta persona por el resto del semestre? ¿Quiere una copia de su amarga regla para salir a la superficie dentro de unos años, cuando quiere una carta de recomendación o está en ascenso?
- Corregir.
Si le está pidiendo a otra persona que trabaje para usted, tómese el tiempo para que su mensaje se vea profesional .
Si bien su corrector ortográfico no detectará todos los errores, al menos detectará algunos errores tipográficos. Si está enviando un mensaje que será leído por alguien más arriba en la cadena de mando (un superior o profesor, por ejemplo), o si está a punto de enviar correos masivos a docenas o miles de personas, tómese un minuto extra o dos antes de presionar “enviar”. Muestre un borrador a un asociado cercano, para ver si realmente tiene sentido.
- No asumas la privacidad.
Un buen lema: elogiar en público y criticar en privado . No envíe nada por correo electrónico que no quiera publicar, con su nombre adjunto, en la sala de descanso.
El correo electrónico no es seguro . De la misma manera que los peatones al azar podrían acceder a un buzón físico e interceptar sobres, un hacker curioso, un delincuente malicioso y su departamento de TI probablemente puedan leer todos y cada uno de los mensajes de correo electrónico en su cuenta de trabajo.
Si estira la verdad en un correo electrónico (minimizando un problema, omitiendo un detalle importante, etc.), está creando un registro escrito que su destinatario puede (y usará) para determinar si
- no estás informado sobre la verdad
- estás informado pero tergiversas deliberadamente la verdad
- sus correos electrónicos confusos y conflictivos significan que no es una fuente confiable para determinar la verdad
- Distinguir entre situaciones formales e informales.
Cuando le escribe a un amigo o colega cercano, está bien usar “caritas” 🙂, abreviaturas (IIRC para “si recuerdo correctamente”, LOL para “reír a carcajadas”, etc.) y puntuación y ortografía no estándar ( como el que se encuentra en la mensajería instantánea o en las salas de chat).
Estos atajos lingüísticos generalmente son signos de intimidad amistosa, como compartir pizza fría con un amigo de la familia. Si intentara compartir esa misma pizza fría con una primera cita, o un dignatario visitante, daría la impresión de que realmente no le importaba la reunión. Del mismo modo, no use lenguaje informal cuando su lector espere un enfoque más formal.
Conozca siempre la situación y escriba en consecuencia.
- Responda puntualmente.
Si desea parecer profesional y cortés, póngase a disposición de sus corresponsales en línea. Incluso si su respuesta es: “Lo siento, estoy demasiado ocupado para ayudarlo ahora”, al menos su corresponsal no estará esperando en vano su respuesta.
- Mostrar respeto y moderación
Muchas guerras de llamas han sido iniciadas por alguien que presionó “responder a todos” en lugar de “responder”.
Si bien la mayoría de las personas saben que el correo electrónico no es privado, es una buena forma de preguntarle al remitente antes de reenviar un mensaje personal. Si alguien le envía una solicitud por correo electrónico, es perfectamente aceptable reenviar la solicitud a una persona que pueda ayudarlo, pero reenviar un mensaje para ridiculizar al remitente es de mal gusto.
Use BCC en lugar de CC cuando envíe información confidencial a grupos grandes. (Por ejemplo, un profesor que envía un mensaje masivo a los estudiantes que están en peligro de reprobar, o un empleador que les dice a los solicitantes que no tienen éxito que un puesto ya no está abierto). El nombre de todos en la lista de CC sale con el mensaje, pero el los nombres de las personas en la lista de BCC (“copia oculta”) están ocultos. Pon tu propio nombre en el cuadro “Para” si a tu editor de correo no le gusta el espacio en blanco.
Sea tolerante con los errores de etiqueta de otras personas. Si cree que ha sido insultado, cite la línea a su remitente y agregue un comentario neutral como: “No estoy seguro de cómo interpretar esto … ¿podría dar más detalles?”