La mayoría de nosotros en el mundo de los negocios utiliza los correos electrónicos como el principal y, en algunos casos, el único medio de comunicación escrita. Para muchos estudiantes que estudian inglés comercial y practican sus habilidades de escritura de correo electrónico comercial es una parte importante de su curso.
Si bien la mayoría de nosotros estamos felices de escribir correos electrónicos informales a amigos que pueden tener errores gramaticales, lo mismo no es cierto cuando escribimos a colegas y clientes con quienes queremos causar una buena impresión.
O donde debemos ser un poco más cuidadosos o más diplomáticos de lo habitual.
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Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que sus habilidades de escritura de correo electrónico estén a la altura? Aquí hay algunos consejos generales que me gustaría compartir con ustedes:
1. Asunto
Siempre tenga una línea de asunto que resuma breve y claramente el contenido del mensaje (ejemplo: Re: Resumen de nuestra reunión con proveedores ABC ).
2. Oraciones simplificadas
No haga que su correo electrónico parezca abarrotado tratando de usar demasiados términos técnicos o palabras largas. Es bueno usar oraciones complejas y compuestas complejas, pero asegúrese de que sean fáciles de entender.
El error más común que cometen muchos de nuestros estudiantes es traducir directamente desde su propio idioma. Esto a menudo puede conducir a oraciones confusas. Una regla popular que podría adaptar es utilizar la prueba KISS: hágalo breve y simple.
3. Piensa en quién será tu lector
¿Es un colega, un cliente o tu jefe? ¿El correo electrónico debe ser informal o formal? La mayoría de los correos electrónicos comerciales en estos días tienen un tono neutral. Tenga en cuenta la diferencia entre informal y formal:
Informal – Gracias por enviarme un correo electrónico el 15 de febrero.
Formal – Gracias por su correo electrónico del 15 de febrero.
Informal – Lo siento, no puedo hacerlo.
Formal: me temo que no podré asistir
Algunos correos electrónicos a colegas pueden ser informales si tiene una relación laboral larga y los conoce bien. Este es el estilo más cercano al habla, por lo que a menudo se pueden usar palabras cotidianas y expresiones de conversación. Por ejemplo, ‘No olvides’ , ‘Nos vemos luego’ , ‘Saludos’ .
El lector también puede aceptar o pasar por alto errores gramaticales menores en correos electrónicos informales. Sin embargo, si el correo electrónico va a un cliente o colega senior, la mala gramática y un estilo de escritura demasiado amigable probablemente no serán aceptables.
4. Tenga mucho cuidado con las letras mayúsculas, la puntuación, la ortografía y la gramática básica.
Si bien estos pueden ser tolerados en correos electrónicos informales, son muy importantes en los correos electrónicos comerciales, ya que son una parte importante de la imagen que crea. Date tiempo para editar lo que has escrito antes de presionar el botón Enviar.
En el ajetreado mundo de hoy, es muy fácil enviar muchos correos electrónicos sin revisarlos a fondo: como estudiante de inglés, debe hacer un esfuerzo consciente para verificar dos veces antes de enviar.
5. Piensa en lo directo o indirecto que quieres ser
En algunas culturas, es una práctica común ser muy directo en la correspondencia por correo electrónico. Sin embargo, esto puede causar un problema si está escribiendo a alguien en otro país y en un idioma que no es su lengua materna. Pueden encontrar su franqueza grosera y posiblemente ofensiva.
Considere estos:
Directo: necesito esto en media hora.
Indirecta y cortés: ¿sería posible tener esto en media hora?
Directo: habrá un retraso
Indirecta: me temo que puede haber un ligero retraso.
6. ¡Sé positivo!
Mire estas palabras: útil, buena pregunta, de acuerdo, juntos, útil, haré lo mejor, la oportunidad mutua.
Ahora mira esto: ocupado, crisis, fracaso, olvídalo, no puedo, es imposible, desperdicio, difícil.
Las palabras que usas muestran tu actitud ante la vida, así que elige tus palabras sabiamente.
7. Obtenga comentarios
Intenta obtener comentarios sobre los correos electrónicos que escribes. Esto podría ser de tu profesor de inglés o de alguien que conozca cuyo inglés está en un buen nivel.
Estudia el inglés en cualquier correo electrónico que recibas. Si se trata de un correo electrónico bien escrito, observe detenidamente algunos de los idiomas utilizados. Comience su propio libro de frases recogiendo un banco de frases de lo que escucha o lee a su alrededor; Pueden ser útiles en el futuro.
