Quiero mejorar mis habilidades para escribir correos electrónicos. ¿Qué debo hacer?

1. Línea de asunto: siempre tenga una línea de asunto que resuma breve y claramente el contenido del mensaje. por ejemplo, Re: Resumen de nuestra reunión con proveedores ABC

2. Oraciones cortas y simples: use oraciones cortas y fáciles. Las oraciones largas a menudo pueden ser difíciles de leer y comprender. El error más común que veo que hacen mis alumnos es traducir directamente de su propio idioma. Esto a menudo puede conducir a oraciones confusas. Siempre les digo a mis alumnos que usen el examen KISS: que sea breve y simple

3. Piensa en quién será tu lector. ¿Es un colega, un cliente o tu jefe? ¿El correo electrónico debe ser informal o formal? La mayoría de los correos electrónicos comerciales en estos días tienen un tono neutral. Tenga en cuenta la diferencia entre informal y formal:

Informal – Gracias por el correo electrónico del 15 de febrero.

Formal – Gracias por su correo electrónico recibido el 15 de febrero.

Informal – Lo siento, no puedo hacerlo.

Formal: me temo que no podré asistir

Informal – ¿Podrías …?

Formal – Me preguntaba si podrías …

Algunos correos electrónicos a colegas pueden ser informales si son amigos. Este es el estilo más cercano al habla, por lo que a menudo se pueden usar palabras cotidianas y expresiones de conversación.

Por ejemplo, ‘No olvides’, ‘Nos vemos luego’, ‘Saludos’.

El lector también aceptará mala gramática en correos electrónicos informales. Sin embargo, si el correo electrónico va a un cliente o colega senior, no será aceptable una mala gramática y un estilo excesivamente amigable.

4. Tenga mucho cuidado con las letras mayúsculas, la puntuación, la ortografía y la gramática básica: si bien estos pueden tolerarse en correos electrónicos informales, son muy importantes en los correos electrónicos comerciales, ya que son una parte importante de la imagen que crea. Date tiempo para editar lo que has escrito antes de presionar el botón Enviar. En el ajetreado mundo de hoy, es muy fácil enviar muchos correos electrónicos sin revisarlos, así que haga un esfuerzo consciente para editar.

5. Piensa en lo directo o indirecto que quieres ser: en algunas culturas es una práctica común ser muy directo en la correspondencia por correo electrónico. Sin embargo, esto puede causar un problema si está escribiendo a alguien en otro país y en un idioma que no es el suyo. Pueden encontrar su franqueza grosera y, a veces, ofensiva.

Considere estos:

Directo: necesito esto en media hora.

Indirecta y cortés: ¿podría tener esto en media hora?

Directo: habrá un retraso

Indirecta: me temo que habrá un ligero retraso.

Directo: es una mala idea

Indirecta: para ser sincero, no estoy seguro de que sea una buena idea.

Al ajustar su tono, es más probable que obtenga una respuesta más positiva de su lector.

6. ¡Sé positivo!

Mire estas palabras: útil, buena pregunta, de acuerdo, juntos, útil, estaría encantado, mutuo, oportunidad.

Ahora mira esto: ocupado, crisis, fracaso, olvídalo, no puedo, es imposible, desperdicio, difícil

Las palabras que usa muestran su actitud ante la vida, así que elija sus palabras sabiamente.

7. Obtenga comentarios

Intenta obtener comentarios sobre los correos electrónicos que escribes en la vida real. Esto podría ser de su profesor de inglés o de alguien que conozca cuyo inglés es mejor que el suyo.

Estudia el inglés en los correos electrónicos que recibes. Si se trata de un correo electrónico bien escrito, observe detenidamente algunos de los idiomas utilizados. Comience su propio libro de frases y cree un banco de frases de las que reciba y piense que serían útiles en el futuro.