¿Cómo escribo una RFP profesional?

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¡Hola! Esta es una muy buena pregunta. Las solicitudes de propuestas y todo el proceso de solicitud de propuesta son obligatorios para seleccionar un socio estratégico de TI, especialmente si va a comprometerse con ellos para más de un proyecto.

“ Cómo escribir una plantilla de RFP y RFP para desarrollo de software ”

Siguiendo este enlace, podrá leer una descripción detallada sobre cómo escribir RFP profesional y descargar el documento de plantilla de RFP de 19 páginas con recomendaciones y pautas diseñadas especialmente para proyectos de desarrollo de software.

Como empresa de desarrollo de software personalizado, estamos trabajando con las decenas de solicitudes de propuestas cada mes, Existek ha realizado el estudio de cómo alguien debería abordar la redacción de la solicitud.

Aquí está la lista de contenidos en este artículo:

* Qué es una RFP, cómo se usa y por qué es importante

* Quién debe escribir una solicitud de propuesta

* Formato RFP para proyectos de desarrollo de software.

* Lo que debe estar en una solicitud de propuesta para proyectos de desarrollo de software

* Carta de interés

A continuación, encontrará algunas extracciones de este material que considero adecuadas para su caso, teniendo en cuenta que está seleccionando al socio para múltiples compromisos estratégicos largos.

¿QUÉ DEBE HABER EN UNA RFP PARA PROYECTOS DE SOFTWARE?

Introducción : en esta sección, informará a los proveedores de servicios acerca de su objetivo principal. ¿Por qué publica o les envía una solicitud de propuesta y qué desea lograr al hacerlo? Bríndeles la comprensión básica de la solución de software requerida, su propósito principal y los desafíos que debe resolver. Además, la introducción puede incluir la fecha límite después de la cual ya no se aceptarán ofertas.

Ejemplo : Nombre de la empresa es el proveedor líder de soluciones de gestión de documentos electrónicos para pymes. Solicitamos una propuesta para el desarrollo de un software de reconocimiento de caracteres personalizado que creará copias digitales de documentos en papel. El software debe funcionar con una precisión del 99% y clasificar los datos en campos.

Requisitos : esta es la sección más difícil de completar y requiere una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo. Como era de esperar, define el éxito del proceso de evaluación de los proveedores. En el caso de una solicitud de propuesta de desarrollo de software, esta sección generalmente se divide en subsecciones. Cada uno explica las especificaciones técnicas y funcionales desde diferentes ángulos. En el ejemplo dado, encontrará una pequeña parte de lo que debería aparecer en el documento final. Para obtener más detalles, consulte las instrucciones en la plantilla RFP.

Ejemplo : la solución debería funcionar en la técnica de reconocimiento óptico de caracteres con la siguiente lista de hardware: escáner modelo 1, escáner modelo 2, etc.

Criterios de selección : obviamente, redactará la solicitud de propuesta teniendo en cuenta algunos criterios de selección. Incluso si no ha moldeado completamente sus criterios, algunos aspectos del proyecto pueden afectar la decisión final más que otros. Por ejemplo, si es una empresa de nueva creación, definitivamente analizará las RFP de desarrollo de software que presentan un precio más bajo y un tiempo más corto para el inicio del proyecto. Con respecto a la banca, las referencias en el ámbito financiero y la reputación del proveedor de la solución serán más importantes que reducir el 10% de los costos. Le recomendamos que no tenga esto solo en su cabeza. Si algunos aspectos le preocupan más que otros, informe a las empresas de desarrollo de software. Es un enfoque de beneficio mutuo porque obtendrá más información sobre los detalles que realmente le importan al tiempo que permite que los proveedores se presenten con respecto a los factores más relevantes.

Ejemplo : Tenga en cuenta que el Nombre de la empresa seleccionará al proveedor, si lo hay, teniendo en cuenta la capacidad del proveedor para iniciar el proyecto lo más cerca posible de la fecha solicitada.

Plazos : esta sección proporciona información sobre los plazos para el proceso de evaluación. Aquí debe indicar la fecha después de la cual ya no se aceptarán las respuestas a la solicitud de propuesta, la fecha en que se realizará la sesión de preguntas y respuestas, cuánto tiempo necesitará su equipo para completar la evaluación y cuándo se seleccionará al ganador. Además, vale la pena decidir si notificará a los proveedores de servicios de desarrollo de software cuál de ellos ha sido seleccionado para el proyecto y cuándo hacerlo. Si está solicitando una solución o integración con alta complejidad, dé a los desarrolladores suficiente tiempo para responder a su solicitud de propuesta. Esto ayudará a garantizar que reciba estimaciones precisas.

Ejemplo : cronogramas del proceso de evaluación del proveedor: solicitud de propuesta publicada – 30.11.2017; Notificación de intención de licitación – 12.10.2017; Fecha límite para preguntas – 12.12.2017; Sesión de seminarios web de preguntas y respuestas: 12.14.2017; Seguimiento de las preguntas – 17/12/2017; Plazo de presentación de propuestas – 22/12/2017; Finalistas notificados – 01.10.2018; Entrevista con finalistas – 15.15 – 22.02.2018; Notificación sobre el candidato seleccionado – 01.02.2018.

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Es muy importante tener una RFP bien escrita para poder aprovechar al máximo la oportunidad de abastecimiento que tiene. Debe asegurarse de expresar claramente lo que está buscando y cuál es el contexto de las necesidades de su negocio para que su proveedor potencial pueda brindarle el mejor servicio.
Aquí están mis recomendaciones cuando se trata de lo que debe incluir la RFP desde una perspectiva de estructura:
1. Asegúrese de dar una Introducción adecuada al proyecto explicando los antecedentes de estas iniciativas, sus objetivos, también los desafíos actuales que enfrenta la empresa y que desea abordar a través de esta RFP. También debe brindar orientación sobre los plazos de la solicitud de propuesta, cuándo deben presentarse las respuestas, en qué formato, a quién, la estructura general del documento y los criterios de evaluación para los proveedores.
2. Alcance de la solicitud de propuesta: en esta sección debe cubrir con más detalles qué es lo que está buscando, cuál es la necesidad comercial específica que tiene y para qué está buscando soluciones. Sus proveedores deben comprender muy bien qué servicios y productos deben incluirse en sus ofertas para poder hacerle una propuesta valiosa y asegurarse de que los comerciales se adapten a la necesidad. También debe asegurarse de proporcionar datos volumétricos o datos relevantes como, por ejemplo, el número de unidades que comprará o volúmenes transaccionales que permitirán a sus proveedores comprender la magnitud de sus necesidades y evaluar si tiene o no la capacidad para satisfacer estas necesidades. .
3. Niveles de servicio: aquí deberá proporcionar una visión general de lo que espera desde una perspectiva de calidad de sus proveedores. ¿Cuáles son los niveles mínimos de SLA o KPI que espera de los proveedores de servicios o cuáles son los estándares técnicos que está buscando en los productos que comprará del proveedor? Ayuda a calificar mejor a los proveedores y hacer una lista corta solo de aquellos que son adecuados y capaces de entregar según sus expectativas de calidad.
4. Solución propuesta: para esta parte, debe dar instrucciones claras a sus postores sobre cómo espera que presenten su solución, cuál debería ser la estructura y las diversas capas. Aquí hay algunos ejemplos más específicos: cómo van a contratar personal para su proyecto, cuántas personas, cuál sería su área de especialización y nivel de antigüedad, cuál será el cronograma dentro del cual completarán su proyecto. Si está comprando materiales y productos complejos, debe proporcionar especificaciones sobre los ingredientes o la estructura de sus productos, cuándo los necesita, cuántos lotes, qué ubicaciones, etc.
5. Capacidad detallada del proveedor: en este capítulo, debe permitir que sus proveedores proporcionen credenciales extensas sobre sí mismos y esto le permitirá conocer mejor a los proveedores con los que no ha hecho negocios en el pasado o incluso a aquellos con los que sabe que entienden últimas capacidades y desarrollos.
6. Comerciales es la sección donde se dan instrucciones claras sobre qué tipo de modelos de precios espera, cuál debería ser la estructura de los comerciales con un desglose de precios a un nivel que le permita tener visibilidad de la propuesta y luego también dar La posibilidad de comparar las distintas propuestas que recibirá. En caso de que reciba diferentes plantillas y formatos, perderá mucho tiempo solo tratando de entender lo que se ha propuesto y evaluar si la propuesta cumple con sus requisitos o no.
7. Términos y condiciones. Es posible que desee proporcionar una plantilla de contrato según las pautas de su empresa con todos los términos legales y comerciales para que sus socios potenciales lo piensen y, en caso de que no los encuentren adecuados para su negocio, puedan optar por no participar en el proceso de RFP. .

Las RFP pueden ser un proceso largo que lleva meses o incluso años o pueden ser un proceso corto y directo. En mi opinión, se debe principalmente a la capacidad de un comprador para definir y expresar claramente las necesidades de su propia empresa, por un lado, y por otro lado, la naturaleza del proceso expresa el compromiso y el compromiso que tiene en la compra real de esos productos o servicios del mercado.

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Lo siguiente es solo una descripción general de una estructura básica que le recomendamos que escriba su propia solicitud de propuesta, ya sea para un LMS para el distrito escolar o para una organización corporativa.

• Sección I. Contexto : en esta sección proporcione un resumen de toda la solicitud de propuesta. Describa su organización, la naturaleza de su proyecto, el tipo de contrato, los criterios de adjudicación del contrato, los plazos, los criterios de selección. De esta manera, los proveedores saben desde el principio por qué, qué, cómo y cuándo desea que sean sus respuestas a su solicitud.
• Sección II El propósito y los antecedentes : esta sección es para elaborar más sobre quién es su organización y responder lo que desea lograr con su LMS.
• Sección III El alcance del trabajo: una descripción detallada de los usuarios, de lo que espera que el proveedor de LMS entregue y todas las responsabilidades involucradas.
• Sección IV Requisitos y términos del contrato: Se necesita una estructura consistente en términos de contenido, información y documentos para las personas que evalúan las propuestas. Además, para los proveedores de LMS es importante saber la duración, la fecha de inicio y la fecha de finalización del contrato, y las opciones de renovación.
• Sección V. El cronograma: Presente claramente el cronograma de los pasos que conducen a la decisión final, como las fechas para enviar la carta de intención, enviar preguntas, asistir a la conferencia previa a la propuesta, presentar la propuesta, etc.

Con esta estructura en mente, estamos seguros de que puede escribir una Solicitud RFP LMS ganadora.

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Una solicitud de propuesta (RFP) es esencialmente un anuncio de requisitos detallados por un posible comprador para recibir ofertas de proveedores. Si necesita ayuda para escribir una RFP profesional, puede obtener ayuda de expertos en ProposalGurus.com. El experto que seleccione consultará y creará una propuesta de acuerdo a sus necesidades. ¡Es gratis registrarse!

Su RFP puede incluir secciones como las siguientes:

1. Declaración de propósito : describe el alcance de los productos y servicios que está buscando y los objetivos generales del contrato. ¿Definir qué quiere exactamente que haga un vendedor? ¿Cómo? ¿Cuando? ¿Dónde? (También es posible resumir los puntos clave, como cuándo vencen sus respuestas y cuándo espera que comience el proyecto).
2. Información básica : proporcione una breve descripción de su organización y sus operaciones. Indique por qué solicita los servicios / productos requeridos.
3. Requisitos : esta es una explicación detallada de lo que desea que haga el vendedor y una lista de la información que se espera de los candidatos.
4. Estructura de la respuesta : presente la estructura de la forma en que le gustaría recibir la respuesta a la propuesta y una lista de los documentos que necesita. Proporcione restricciones de página, si corresponde.
5. Criterios de selección : establezca los procedimientos y criterios utilizados para evaluar las propuestas y realizar la adjudicación final del contrato.
6. Líneas de tiempo : especifique la fecha límite para las respuestas, la fecha en que se anunciará el ganador y la fecha en que comenzará el proyecto.
7. Contactos : incluya una lista completa de personas a las que contactar para obtener información sobre la solicitud de propuesta, o cualquier otra pregunta. Proporcione su nombre, título, responsabilidades y formas de contactarlos.

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La forma en que construya su RFP dependerá de lo que solicite exactamente. Es posible que le resulte más apropiado escribir una RFI (solicitud de información) o una RFQ (solicitud de presupuesto). Por esta razón, es posible que desee evitar ciertos tipos de plantillas, ya que ninguna RFP es de talla única. Sin embargo, hay algunas cosas a tener en cuenta al comenzar el proceso.

1. ¿Sabes exactamente lo que necesitas? Trabaje con las partes interesadas internas para determinar las especificaciones más precisas para incluir. Si hay espacio para sugerencias o ideas alternativas de los proveedores, aclare eso. Del mismo modo, si sus especificaciones se establecen en piedra, eso también debe quedar claro.
2. ¿Cuáles son sus prioridades y cómo evaluará las ofertas? Esta información permitirá a los proveedores ofertar con precisión. Clasifique los criterios por niveles de importancia, especialmente dado que no siempre está seleccionando la oferta con el precio más bajo.
3. ¿Ha incluido todo lo que los proveedores necesitan para hacer una oferta? Esto no solo ayudará a los proveedores, sino que también facilitará las cosas para usted porque no tendrá que responder docenas de preguntas de los proveedores. Sin información clara, los proveedores le ofrecerán “Ferrari” cuando todo lo que está buscando es un “Ford”.

Para obtener más consejos, consulte esta guía de mejores prácticas de RFP: El proceso de RFP: una guía del comprador de mejores prácticas

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RFP se utiliza para servicios y productos complejos donde la calidad, el servicio o el producto final diseñado serán diferentes de cada proveedor que responda.

Objetivos de una RFP:

* Obtenga propuestas completas para evaluar la respuesta de cada proveedor para que se cumplan los mejores intereses de su empresa en todos los frentes.

* Aproveche la naturaleza competitiva del proceso de selección de proveedores para negociar un posible acuerdo.

* Se satisfarán los intereses de todas las partes interesadas dentro de su empresa y se alcanzará un consenso.

* Pone a su empresa en control de todo el proceso de selección de proveedores y establece las reglas de selección por adelantado.

* Comienza a construir la asociación entre usted, el proveedor desde el principio.

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Para las RFP complejas, piense en el desarrollo de la RFP como un proceso. Comienza con una visión para la adquisición y requiere la aceptación de las partes interesadas, así como una sólida comprensión de los requisitos del usuario. ¿A quién querrá responder y cómo sabrán acerca de la oportunidad que debe abordarse? ¿Cómo se evaluarán las respuestas?

Advantiv Solutions se especializa en ayudar a la organización con el proceso de RFP para proyectos complejos como la adquisición de ERP. Ofrecen un recurso de Plan2Procure que puede resultarle útil.

Plan2Procure – Advantiv DecisionDirector

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Si está escribiendo una solicitud de propuesta relacionada con la automatización de TI, e-Govenance, la siguiente publicación en mi blog personal podría ser útil:
Algunos puntos a considerar para escribir una solicitud de propuesta (para proyectos de gobierno electrónico)

Answer 9

Aquí hay una gran infografía: 8 consejos para escribir una gran solicitud de propuesta (RFP) – WISP Blog

Answer 10

Tuve el mismo problema y encontré DeltaBid. Ahora escribo todos mis RFP en DeltaBid, hay ejemplos, plantillas, instrucciones, etc. que lo ayudan a escribir un RFP formal. Realmente recomiendo DeltaBid.

Answer 11

Si Google utiliza buenas palabras clave, debería poder encontrar ejemplos / ejemplos. Además, su biblioteca pública tendrá libros de negocios que contienen instrucciones y muestras.