La capacidad de comunicarse por escrito es una habilidad buscada por los posibles empleadores. ¿Puede el posible empleado escribir mensajes que puedan informar, solicitar, preguntar o explicar, con un nivel adecuado de esfuerzo por parte del destinatario? ¿Mensajes que pueden lograr la comunicación solo, sin apoyo o intercambios de seguimiento?
La comunicación es la difusión de información de una persona a una o más personas. La información puede ser una solicitud, un comando, la narración de un evento pasado. Puede ser predictivo o conjetura, conocimiento o instrucción. La escritura, como medio de comunicación, se refiere a palabras escritas en un idioma entendido por el remitente y el destinatario.
Como medio de comunicación, la escritura implica que el remitente y el destinatario pueden estar separados por hora y ubicación, lo que significa que otras ayudas a la comunicación no están disponibles para el destinatario, el lector. Las expresiones faciales, el tono de voz, los diagramas y los gestos corporales, incluso las ayudas visuales, incluidos los objetos que se discuten, no están disponibles. El escritor tampoco puede ajustar el contenido en tiempo real en respuesta a cualquier malentendido percibido o expresión poco clara.
Poder comunicarse por escrito es poder componer texto (palabras y oraciones), que pueden transmitir la información deseada a otra persona, cuando lo lee esa parte. Requiere un dominio adecuado de la sintaxis, la ortografía y la semántica del lenguaje escrito. Requiere la organización lógica del contenido del mensaje y la composición y presentación en el tono y la longitud del idioma apropiado para el destinatario, en función del conocimiento previo del autor, rango y función, necesidades e intereses, o instrucciones de supervisión de lo que se va a escribir, a quién y por qué .
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Algunos ejemplos de comunicación escrita que un empleador desearía que un empleado pueda producir incluyen
- informar el estado de una asignación a largo plazo: el trabajo realizado hasta la fecha, el trabajo restante, el cronograma esperado para la finalización y cualquier problema o restricción de recursos con relación a ese pronóstico.
- presentar información antes de una decisión requerida por la gerencia, incluida la elección recomendada, junto con la explicación.
- narración resumida precisa de las discusiones y acciones tomadas en una reunión a la que el destinatario no asistió.