Cómo escribir un manual de operaciones

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¿Cómo escribo un manual de operaciones?

Si tiene la tarea de escribir un manual de operaciones, debe tener acceso al equipo sobre el que escribirá. Cualquier persona con un buen dominio del inglés puede producir una buena documentación técnica si realiza los siguientes cinco pasos:

1. Análisis de audiencia front-end, Conozca el propósito y la audiencia para la documentación.

2. Investigue para proporcionar la información que satisfaga el propósito de la audiencia prevista. Esto debe incluir una foto o un dibujo de los interruptores, medidores e indicadores con leyendas y leyendas que describan el propósito de cada uno.

3. Organice la información y preséntela en una forma adecuada para el público destinatario. Comience con una tabla de contenido y un esquema.

4. Realizar pruebas de usabilidad. Use las instrucciones que ha escrito para determinar si ha cubierto la información necesaria de forma clara y concisa. Utilice a los participantes como muestra (s) representativa (s) de la audiencia de usuarios para probar más la documentación.

Monitoree y tome notas para determinar dónde funciona la documentación y dónde no funciona. Deje en claro a los participantes que la documentación se está probando y no a los participantes. No importa cuán bueno sea uno como comunicador técnico, las pruebas de usabilidad son la clave para determinar una buena documentación que funcione según lo previsto.

5. Revise la documentación hasta que funcione según lo previsto.

La documentación técnica puede verse bien, puede ser aprobada por gerentes que no son parte de aquellos que usarán la documentación y, sin embargo, la documentación no funciona según lo previsto. Esto significa que el departamento de capacitación o el servicio al cliente / técnico deben estar disponibles para resolver los problemas que podrían evitarse con una buena documentación.

Si se realizan los cinco pasos básicos anteriores, se puede crear una buena documentación técnica que funcione según lo previsto. Ver http://jamesgraves.com

Answer 2

Escribir un manual de operaciones no es romántico ni emocionante, pero es importante y puede ayudarlo en varias ocasiones, especialmente en los asuntos diarios de su organización. Le ayuda a comunicar a sus empleados claramente lo que espera de ellos y cómo deben comportarse.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo puede escribir un manual de operación completo:

Qué incluir

• Incluya en el manual de operaciones la jerarquía de la organización para que cada empleado sepa quién responde a quién y quién está directamente bajo qué líder o gerente. Conocer la jerarquía de operación y la cadena de comandos contribuye en gran medida a acelerar los proyectos y tareas o allanar cualquier desorden que surja porque los empleados sabrán qué aprobación y qué palabras buscar en momentos de confusión.
• Incluya la descripción del trabajo de todos los empleados clave. Esta información ayuda a respaldar la jerarquía organizacional y delimita claramente el rol y la función de los empleados individuales para evitar confusiones, superposiciones y usurpación de autoridad dentro de la organización. La mayoría de las veces, la política de la empresa y las luchas de poder hacen que una organización y las personas dentro de ella sean ineficientes e ineficaces.
• Proporcione información de contacto para que cada empleado pueda comunicarse con ellos de inmediato cuando haya emergencias o asuntos urgentes relacionados con ellos. Sin la información de contacto, esto puede ser un problema muy inconveniente e irritante, especialmente cuando la persona o el empleado que desea buscar está de vacaciones o en un permiso temporal. ¿Qué sucede si necesita toda la información documentada que involucra un determinado proyecto pero la persona a cargo está ausente durante una semana y no sabe qué archivos están en su base de datos? ¿Eso significa que tienes que esperar tanto tiempo para obtener esa información? Por supuesto que no puedes. Por eso es importante tener la información de contacto de todos.
• Documente cada proceso que tenga y póngalos en su manual de operaciones para que todos los empleados lo lean o accedan cuando lo necesiten. La documentación del proceso es aburrida, es un hecho, pero es muy importante, especialmente si desea que sus empleados mantengan el estándar y la integridad de su organización. En algunos casos extremos, conocer y seguir los procesos puede salvar miles de vidas y varios pleitos, como cuando trabaja en el sector alimentario o para una empresa de construcción en la que forman parte los riesgos abruptos.
• Incluya un procedimiento de emergencia. No sabe cuándo puede ocurrir un desastre real en su organización o en su sitio de operaciones. Tener un plan de emergencia ayuda a los empleados a actuar y reaccionar de manera medida que les ayudará a salvar sus vidas y la de sus compañeros de trabajo.

Cómo crear su manual de operaciones

• Elija una plataforma en la que pueda escribir su manual donde pueda tener una vista panorámica de cada elemento que vaya a incluir. Las herramientas de BPM como Process Street son buenas plataformas para comenzar.
• Utilice una plataforma donde tendrá un diseño consistente sin importar los cambios que agregue para evitar confundir a sus empleados. Cambiar de plataforma en plataforma y usar herramientas que tengan una experiencia de usuario hostil y una interfaz de usuario menos intuitiva solo servirá para desanimar a sus empleados de leer su manual.
• Escríbalo de una manera que no envíe a sus empleados a dormir. El manual de operaciones no es bonito de leer, pero puede cambiarlo. Escríbalo de una manera que despierte curiosidad, use un tono amigable y, por último, no se aburra al escribir uno, porque también es lo que les sucederá a sus empleados.

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Answer 3

Primero, haga un bosquejo de lo que debe estar en el manual. Luego, asigne los diversos capítulos o secciones a los empleados que mejor conocen esas operaciones. Dé una fecha límite para cuándo se le devolverán las secciones. Editar, probablemente con la ayuda del empleado asignado. Asegúrese de que cada sección sea completa, legible, comprensible para un nuevo empleado y en un formulario que coincida con todas las demás secciones. Si estás en una buena racha, prepara un índice. Separe cada sección y use pestañas etiquetadas para que la información sea fácil de encontrar. Crea una portada y una contraportada y colócalo todo en una carpeta anillada. Edite según sea necesario.