“Cuando la única herramienta que tienes es un martillo, cada problema tiende a parecerse a un clavo”.
Retroceda un par de pasos y pregúntese: “¿A quién le escribo y cuál es su propósito?”
El contexto es una consideración importante.
Si está publicando un artículo para el Wall Street Journal destinado a miles de ojos, puedo ver su deseo de publicar algo tan perfecto como sea capaz. Eso significa una colección y organización clara y concisa de sus pensamientos, junto con una gramática y estructura de oraciones impecables (entre otras cosas).
- ¿Cuándo debemos usar la voz pasiva en la escritura?
- ¿Por qué mi mente se queda en blanco cuando estoy a punto de escribir algo?
- ¿Debo escribir sobre el hecho de que estoy buscando una promoción en mi autoevaluación? Le he dado pistas a mi gerente y me he asegurado de que su visión y la mía estén sincronizadas.
- ¿Cuál es un buen trato para pagar por la escritura de contenido web?
- ¿Podemos usar el nombre de alguien y escribir algo sobre esa persona?
Veamos el correo electrónico, en contraste. Es probable que su audiencia sea una sola persona o, en el peor de los casos, un pequeño grupo de personas. La mayoría de las personas ven el correo electrónico como una comunicación tipo “léalo una vez” (tal vez guárdelo para referencia futura), cayendo hacia el lado informal del espectro de escritura. Los medios de comunicación sugieren que no es necesario que sea tan formal como el artículo del Wall Street Journal. No tiene que tener precisión centrada en el láser. Si alguien no entiende algo que usted ha dicho, no les toma cinco segundos preguntar (con una respuesta por correo electrónico). ¿Puedes recordar las comillas mal ubicadas u otros errores de puntuación de cualquier cosa en tu casilla de correo electrónico? ¿No? Lo mismo está ocurriendo con sus destinatarios. No pierdas mucho tiempo haciendo que las cosas se vean perfectas. Es simplemente energía desperdiciada, sin producir ningún beneficio significativo.
Creo que si cambia su punto de vista sobre cómo las personas ven y usan el correo electrónico, verá que la brevedad y la concisión son apreciadas y todos sus esfuerzos para hacerlo perfecto no lo son. Haz llegar tu mensaje. Di lo que tienes que decir, pero no más. Termine con “Si tiene alguna pregunta, hágamelo saber”, si debe hacerlo y si eso lo hará sentir mejor (en caso de que se preguntara si cubrió todo).
Mire algunos de sus correos electrónicos pasados, solo como un ejercicio. Ahora, corta la mitad de las palabras, dejando solo los pensamientos esenciales. Ahora léelos a ambos. ¿Aún recibiste tu mensaje? Si no, sigue practicando la edición hasta que lo hagas. Ahora aplique esos mismos conceptos de brevedad al escribir futuros correos electrónicos y creo que se habrá ahorrado algo de tiempo.
Buena suerte. Tomará un poco de trabajo. Claramente, si no haces nada, nada cambiará.