Debes hacer lo que consideres adecuado para tu historia. Ha habido muchos personajes en muchas obras (obras de teatro, novelas, televisión) que nunca se ven ni se escuchan directamente de ellos. A veces se mencionan de pasada (no significan en la muerte (aunque eso también sucede), sino solo en una o dos oraciones), a veces son un catalizador importante en la historia.
Si crees que agregaría algo a tu historia para darle al personaje una “presencia física”, entonces hazlo. Pero si siente que le resta valor a la historia, o incluso a la fuerza o el impacto de ese personaje (que podría muy bien, dependiendo de la historia y de cómo se hacen las cosas), entonces no lo haga.
¿Alguna vez viste The Big Chill? Se trata del impacto de un personaje muerto (y el impacto de la muerte de los personajes) sobre otros personajes. Se rumorea que Kevin Costner interpretó al personaje muerto en flashbacks, pero esas escenas fueron cortadas. ¿Por qué un estudio de cine filma escenas y luego las corta? Porque disminuyeron la historia.
Lo mismo podría ser cierto para tu historia.
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Si realmente siente la necesidad, intente escribir una versión con el personaje que tenga una “presencia física” y vea cómo se siente al respecto.
Tal vez haga que un par de personas lean cada versión y vean cuál obtiene mejores reacciones.
Al final, depende de ti. Es su historia y debe escribirla de la manera que la imagina.
* Editar *: releyendo su pregunta, se me ocurre que habría muy pocas maneras de incorporar a ese personaje a la historia “físicamente”, si se tratara de citas en línea, sin que el protagonista la conociera en persona. Y de repente cambiar a su punto de vista, o alguien a su alrededor, solo por esa razón sería a través del ritmo de la historia. Si agrega lo suficiente sobre ella para “recrear” un ritmo que no se siente fuera de lugar, sospecho que tendrá una historia completamente diferente de lo que había planeado.