Hay muchos casos en los que necesita enviar un recordatorio cortés pero efectivo por correo electrónico. Algunos de ellos ya han sido cubiertos, así que me concentraré en diferentes subtemas:
Todos hemos estado allí. Ha proporcionado algunos productos o servicios a un cliente, pero luego el cliente pierde la fecha de pago. Puede que ni siquiera sea una intención maliciosa del lado del cliente, pero aún así debe empujarlo.
Pero primero, ¿cuánto tiempo debe esperar antes de enviar un recordatorio ?
- ¿Qué haces cuando tienes que escribir algo y estás atascado?
- ¿Las celebridades escribirán una carta de felicitación por obtener su premio Eagle Scout si lo solicita?
- ¿Existen buenos recursos sobre la mejor manera de usar los cambios de formato (negrita, cursiva, viñetas, numeración, etc.) para mejorar la legibilidad de los que escriben?
- Veo a mucha gente comentar positivamente sobre escribir un diario antes de que termine el día. Nunca he intentado esto. ¿Cuales son los beneficios?
- ¿Por qué los ‘escritos’ en aquel entonces eran más hermosos?
Como regla general, se estipula una posibilidad de pago tardío en el acuerdo entre las partes. Cada parte tiene un período determinado para cumplir con sus obligaciones. Al vencimiento del período establecido, no es necesario estar mucho tiempo antes de enviar un recordatorio. El primer día de la demora es la fecha adecuada para recordar las obligaciones debidas.
Otra solución práctica y eficiente para evitar cualquier incumplimiento de las obligaciones es enviar un correo electrónico de recordatorio suave a un cliente para el pago por adelantado a la fecha de vencimiento real . No tenga miedo de insultar a su cliente porque su colaboración se realiza dentro de la relación comercial. Además, puede configurar un recordatorio de seguimiento en NetHunt CRM para asegurarse de no perder la fecha de pago.
Texto eficiente de un refresco
- Saludo
Un correo electrónico de recordatorio cortés a un cliente debe comenzar con un saludo amable a la parte que incumple. Además, es mejor expresar su respeto dirigiéndose a él o ella por su nombre. Evite el deseo de establecer el propósito de la actualización desde el principio.
- Cuerpo de texto
La idea de un recordatorio cortés no es presentar una reclamación, sino hacer un buen comentario sobre una determinada violación de responsabilidades . Por lo tanto, es mejor comenzar el texto de una manera positiva y no intrusiva. El mensaje no debería parecer duro. Frases estándar y típicas como “esperamos que estés disfrutando” o “espero que no experimentes problemas” son la forma habitual de evitar la tensión en el texto.
Sin embargo, el correo electrónico debe hacer que la parte incumplidora comprenda su culpa . En esta cuenta, debe describir el retraso en el pago de una manera clara pero amigable. Es mejor usar la voz pasiva y evitar declarar la violación personal. Por ejemplo, frases como “la cuenta sigue sin pagar”, “el pago está atrasado”, etc., son una forma adecuada de transmitir la esencia del problema.
- Finalizando
El final del texto del cuerpo no debería ser lo último que vería el destinatario. Como el mensaje comienza con un saludo, la firma del remitente debe aparecer al final. Además, las palabras finales en su mensaje deben ser alentadoras y agradecidas por la solución del problema que se espera. Como regla general, la firma contiene los datos esenciales del remitente, como el nombre, el cargo, la empresa y los datos de contacto.
Puede leer más consejos y detalles sobre este tema aquí.