Tengo 16 años de experiencia escribiendo propuestas de servicios gestionados de TI. La duración del tiempo depende de una gran cantidad de variables. Puede variar desde unas pocas semanas hasta varios meses hombre. Para darle una respuesta adecuada que sea de utilidad para usted, tengo que explicarle las variables clave. Luego puede juzgar qué modelo se adapta mejor a su escenario.
Las variables clave incluyen:
1. El sector. Las propuestas del sector público (B2G) suelen consumir entre tres y cuatro veces el esfuerzo del sector privado (B2B). Esto se debe a la mayor complejidad, las regulaciones de servicio y seguridad, y el proceso de adquisición y las regulaciones. Se deben atravesar múltiples puertas de enlace. No para el débil de corazón.
2. La jurisdicción. Las propuestas a los Estados Unidos son generalmente más simples que las propuestas a otras jurisdicciones (especialmente el gobierno del Reino Unido). He trabajado con una corporación estadounidense que busca contratar un servicio administrado por el gobierno del Reino Unido; estaban horrorizados por el nivel de detalle esperado en el Reino Unido. Dicho esto, la experiencia de la corporación estadounidense fue a nivel de condado y municipal. Las ofertas federales de los Estados Unidos implicarían un mayor nivel de esfuerzo. Incluso dentro del Reino Unido, hay variación. El gobierno local en Inglaterra sería más grande y más complejo que el gobierno local en Irlanda del Norte (condados más grandes, más responsabilidades). La mayor propuesta que logré fue un ITO (IT Outsource) para un consejo en Inglaterra: valía 250 millones de libras esterlinas. Otro que logré fue para el gobierno nacional en Irlanda del Norte. Eso valía 100 millones de libras esterlinas. También he gestionado ofertas a gobiernos nacionales del Reino Unido / NI / Gales / Irlanda que eran más pequeñas.
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3. El mecanismo de adquisición. La normativa de contratación de la UE se aplica a la contratación del sector público en la UE, incluido el Reino Unido e Irlanda. Dentro de la legislación de la UE, implementada como PCR 2015 (Reglamento de Contratos Públicos) en el Reino Unido, existen diferentes mecanismos de adquisición disponibles, cada uno de los cuales conlleva una carga de esfuerzo diferente. En la parte superior del montón está el Diálogo Competitivo, que involucra a grandes equipos de consultores que trabajan para definir y refinar el Servicio Administrado de TI con el cliente, a través de una serie de talleres e iteraciones de propuestas. Estas etapas suelen ser PQQ (Cuestionario de precalificación), ITPD (Invitación para continuar con el diálogo), ISOS (Invitación para enviar la solución del esquema), ISDS (Invitación para enviar la solución detallada) e ISFT (Invitación para enviar la oferta final) – este último a veces se conoce como BAFO (Mejor y última oferta). Esas adquisiciones generalmente tardan aproximadamente un año en completarse y tienen equipos de 10 a 100 personas trabajando en ellas. Diálogo competitivo se utiliza para servicios de TI grandes y más complejos. En el otro extremo de la escala está la Contratación Abierta, que es mucho más corta y simple (alrededor de 4 semanas). Eso se usa para propuestas de servicio mucho más simples, donde el alcance de los servicios es mucho más pequeño y puede definirse estrictamente desde el primer día. Existen variaciones entre esos dos extremos, incluidos varios procedimientos con o sin negociación. En algún lugar en el medio está el Marco, donde se requiere escribir una propuesta para acceder al Marco en primer lugar. Luego, se requiere una mini-propuesta para ganar cualquier Orden de Palabras de Tarea o Paquete de Trabajo que surja. G-cloud es un ejemplo destacado en el Reino Unido, donde los servicios de TI se obtienen en las categorías SaaS, IaaS y PaaS (Software / Infraestructura / Plataforma como servicio).
4. La escala y el alcance del servicio requerido. Un gran número de usuarios y / o sistemas requieren más esfuerzo para diseñar, especificar y licitar. La buena noticia es que es una escala de esfuerzo no lineal. En el extremo más amplio de los Servicios Administrados de TI (usted dijo ‘complejo’) hay economías de escala.
5. Las capacidades de su empresa. Para el gobierno del Reino Unido, ITIL (IT Infrastructure Library) será un requisito. Esto se traduce frecuentemente en el cumplimiento de la norma ISO 20000 (Gestión de servicios). Idealmente, tendrá ISO 9001 (Calidad), ISO 27001 (Seguridad) e ISO 14001 (Medio ambiente). Esas certificaciones significan que tendrá una garantía reutilizable sobre esos temas, un enfoque definido que cumple de manera demostrable con los estándares profesionales y una comprensión de los temas que debe cubrir en su propuesta. Todo eso lo ayudará a reducir su carga de trabajo de escritura.
6. La presencia (o ausencia) de material colateral reutilizable, también conocido como ‘repetitivo’. Tener texto y diagramas a mano simplificará enormemente la redacción de su propuesta. Sin embargo, se aplican algunas palabras de precaución. Tendrá que verificar y personalizar su repetitivo a la oportunidad particular en la mano. Los evaluadores tienen una nariz muy afinada para la placa repetitiva y pueden detectarla a una milla de distancia, especialmente si es genérica o, peor aún, no se ajusta a sus requisitos.
7. El entorno de seguridad. Los niveles más altos de seguridad de los servicios de TI conducirán a un mayor esfuerzo por escrito, ya que deberá contar con experiencia en este tema. Un consultor CLAS podría ser requerido. He trabajado con algunos buenos, pero aun así son una mezcla. El material que algunos generaron fue perfectamente utilizable, pero algunos requirieron una reescritura.
8. La efectividad de su enfoque de escritura. El enfoque incorrecto puede conducir a un gran esfuerzo de edición / reescritura e incluso puede fallar en dar en el blanco. Necesita un enfoque que se base en una estrategia basada en las necesidades y aspiraciones de sus clientes, pero que también tenga en cuenta su FODA (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas) tanto para su empresa como para sus competidores.
9. Ambiente de trabajo. Si realiza múltiples tareas, su esfuerzo de escritura aumentará. Enormemente. Cada vez que maneja una interrupción, debe desconectarse de la escritura, procesar la interrupción, luego retomar los hilos de su escritura y volver a la ‘zona’. Todo lo cual lleva tiempo.
10. La calidad de su gestión de ofertas. Esto se reduce a personas, procesos y herramientas. Un proceso BM bien administrado con buenas herramientas de la industria le permitirá escribir MUCHO más eficientemente. De lo contrario, el tiempo puede desperdiciarse masivamente en malentendidos, confusión y problemas técnicos.
11. La experiencia, el conocimiento y las habilidades de tu equipo de redacción. Esto puede tener un gran efecto en la productividad.
En resumen, la respuesta correcta para su situación variará ampliamente. Para propuestas más simples con todas las variables anteriores en óptimo, puedo producir una propuesta de ITMS razonablemente compleja en aproximadamente un mes (llámelo 20 días hábiles). Para propuestas más grandes y más complejas reunidas en un entorno menos ideal, podría estar hablando un año-hombre (220 días) o incluso más. Obviamente, esos chicos malos requerirían un equipo para hacer.
Espero que eso ayude