PARTE 1
Para la mayoría de nosotros, el correo electrónico es la forma más común de comunicación comercial, por lo que es importante hacerlo bien. Aunque los correos electrónicos generalmente no son tan formales como las cartas, aún deben ser profesionales para presentar una buena imagen de usted y su empresa.
Cómo escribir un correo electrónico formal
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- ¿Cómo se compara el número de borradores que usan las personas mayores para escribir con el número de borradores que usan las personas más jóvenes para escribir?
- ¿Crees que este párrafo se expresa sin problemas, si no, podrías dar algunas sugerencias?
- ‘¿Dónde fuiste?’ o ‘¿Dónde fuiste?’: ¿Cuál es gramaticalmente correcto y por qué?
- Cómo escribir un ensayo sobre “crear un ambiente limpio y verde es el deber de todos los ciudadanos”
Siga estos cinco simples pasos para asegurarse de que sus correos electrónicos en inglés sean perfectamente profesionales.
- Comience con un saludo
- Agradecer al destinatario
- Indica tu propósito
- Agregue sus observaciones finales
- Termina con un cierre.
- Comience con un saludo Siempre abra su correo electrónico con un saludo, como “Querida Lillian” . Si su relación con el lector es formal, use su apellido (por ejemplo, “Estimada Sra. Price” ). Si la relación es más informal, simplemente puede decir “Hola Kelly” . Si no sabe el nombre de la persona a la que le está escribiendo, use: “A quien corresponda” o “Estimado señor / señora” .
- Agradezca al destinatario Si está respondiendo a la consulta de un cliente, debe comenzar con una línea de agradecimiento. Por ejemplo, si alguien tiene una pregunta sobre su empresa, puede decir “Gracias por contactar a ABC Company”. Si alguien ha respondido a uno de sus correos electrónicos, asegúrese de decir “Gracias por su pronta respuesta” o “Gracias por responderme “. Agradecer al lector lo tranquiliza y te hará parecer más educado.
- Indique su propósito Si está iniciando la comunicación por correo electrónico, puede ser imposible incluir una línea de agradecimiento. En cambio, comience declarando su propósito. Por ejemplo, “Estoy escribiendo para preguntar sobre …” o “Estoy escribiendo en referencia a …”. Deje claro su propósito al principio del correo electrónico y luego pase al texto principal de su correo electrónico. Recuerde, la gente quiere leer correos electrónicos rápidamente, así que mantenga sus oraciones cortas y claras. También deberá prestar especial atención a la gramática, la ortografía y la puntuación para presentar una imagen profesional de usted y su empresa.
- Agregue sus comentarios de cierre Antes de finalizar su correo electrónico, es cortés agradecerle a su lector una vez más y agregar algunos comentarios de cierre corteses. Puede comenzar con “Gracias por su paciencia y cooperación” o “Gracias por su consideración” y luego continuar con “Si tiene alguna pregunta o inquietud, no dude en hacérmelo saber” y “Espero a saber de ti “ .
- Terminar con un cierre El último paso es incluir un cierre apropiado con su nombre. “Saludos cordiales” , “Atentamente” y “Gracias” son todos profesionales. Evite cierres como “Mejores deseos” o “Saludos” a menos que sea un buen amigo del lector. Finalmente, antes de presionar el botón de enviar, revise y revise la ortografía de su correo electrónico una vez más para asegurarse de que sea realmente perfecto.
PARTE 2
Cuando envía mensajes de correo electrónico profesionales, es muy importante asegurarse de que el mensaje sea perfecto. No quiere desperdiciar una oportunidad cometiendo errores, ya sea en cómo envía correos electrónicos o cómo realiza un seguimiento de sus mensajes de correo electrónico.
Ya sea que envíe un correo electrónico a un empleador con una carta de presentación, una carta de agradecimiento, una carta de renuncia, solicitando una carta de recomendación o escribiendo por otras razones no personales, siempre debe asegurarse de que su correo electrónico sea organizado y profesional.
Esto es lo que debe incluir en sus mensajes, lo que no debe incluir y cómo cerrar, firmar y enviar sus mensajes de correo electrónico.
Pautas profesionales para mensajes de correo electrónico
- Línea de asunto: la línea de asunto debe transmitir concisamente su propósito de escritura. Su línea de asunto puede ser tan simple como “Gracias” o “Solicitud de recomendación”
- Saludo: incluso si está escribiendo un correo electrónico muy corto, incluya un saludo. Si conoce el nombre de la persona, inclúyalo. A menos que tenga un nombre de pila con la persona, llámela por su título.
- Duración: mantenga su correo electrónico lo más conciso posible. Las personas tienden a leer correos electrónicos largos, por lo que solo incluyen información esencial.
- Estilo de fuente: Evite las fuentes adornadas, juguetonas o de color; estos simplemente distraen al destinatario de su mensaje real. Evite también el uso excesivo de negrita y cursiva, que hacen que un correo electrónico se vea desordenado. Tampoco escriba en mayúsculas; esto aparece como enojado o sobreexcitado en un correo electrónico.
- Emoticones: no incluya emoticones en un correo electrónico profesional; guárdelos para correspondencia personal.
- Ortografía y gramática: el hecho de que esté escribiendo un correo electrónico no significa que deba descuidar la ortografía y la gramática. Edite su correo electrónico cuidadosamente antes de enviarlo. Un mensaje sin errores le dice al destinatario que su correo electrónico debe tomarse en serio.
- Cierre: cierre la sesión con un breve “Gracias”, “Mejor” u otro envío simple, y luego su nombre. La mayoría de las cuentas de correo electrónico le permiten incrustar una firma con su nombre, título e información de contacto en cada correo electrónico. Esta es una excelente manera de hacer que cada correspondencia sea más profesional.
Cómo enviar mensajes de correo electrónico profesionales
- Asegúrese de que su mensaje esté completo: antes de hacer clic en Enviar, verifique dos veces para asegurarse de que la línea de Asunto de su correo electrónico esté completa, haya incluido una firma, envíe el mensaje a la persona de contacto correcta y haya completado el CCO campo para enviarte una copia a ti mismo para que tengas un registro del mensaje de correo electrónico.
- Prueba tu mensaje de correo electrónico: antes de presionar enviar, también asegúrate de revisar la ortografía y la gramática y las mayúsculas. Son tan importantes en la correspondencia de búsqueda de empleo por correo electrónico como en una carta impresa.
- Enviar un mensaje de correo electrónico de prueba: antes de enviar su correo electrónico, envíese el mensaje primero para comprobar que el formateo funciona. Si todo se ve bien, reenvíelo a la compañía o persona a la que está escribiendo.
- Envíe una copia del mensaje de correo electrónico a usted mismo: use el campo CCO para enviarse una copia del mensaje de correo electrónico a usted mismo para que tenga un registro de cuándo envió el mensaje y a quién se lo envió.
- Archive sus copias: con muchos programas de correo electrónico puede enviar carpetas. Configure una carpeta para todos sus correos electrónicos de búsqueda de empleo y archive sus copias del mensaje de correo electrónico que envíe en su carpeta de búsqueda de empleo.
- Revise su correo electrónico regularmente: el tiempo es esencial cuando busca trabajo. Es importante revisar su correo electrónico regularmente y con frecuencia para no perderse ninguna oportunidad importante. Por lo menos, revise su correo electrónico en la mañana y durante la tarde, para que tenga tiempo de responder de manera oportuna a los mensajes de respuesta que reciba.
