Bueno, hasta donde sé, el primer paso es obtener el apoyo de un organismo de renombre como IEEE, Elsevier, Springer, ACM, etc.
Te ayudarían con las opciones de indexación. Esto es importante ya que este es el criterio principal que atrae a los investigadores para las presentaciones en papel.
Lo siguiente que debería hacer probablemente sería establecer un Comité Editorial. Los que juzgarían las presentaciones en función de su calidad. El dominio de este comité coincidiría con el dominio al que se dirige la conferencia. Las personas incluidas son generalmente investigadores de renombre en sus campos. También podría ayudar establecer un Comité Organizador similar con una población similar; por una razón, probablemente habrían organizado conferencias antes y podrían guiarlo de manera efectiva, por lo que su trabajo se haría mucho.
Aunque las inscripciones son la forma principal en que un organizador de conferencias cubre los costos, otra cuestión que algunas personas abordan es atraer patrocinadores, ya sean corporativos o gubernamentales. Esto ofrece cierto potencial para reducir los costos para los investigadores y hace que la conferencia sea rentable y más atractiva.
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También es normal que los investigadores de renombre en sus campos den conferencias invitadas en la conferencia, por lo que esto también es algo que se debe considerar. Y también está el tema de los presidentes de conferencias que generalmente están presentes durante las presentaciones en papel.
Después de todo esto, el lugar y la convocatoria de ponencias deben distribuirse. Por lo general, es necesario un sitio web para esta parte, preferiblemente uno bien hecho. Un sitio de envío como EasyChair se puede utilizar para facilitar el proceso de envío.
Y en resumen eso es todo.